Director of Finance & Operations/Directrice ou Directeur des Finances et des Opérations

Purpose of Position 
 As Director of Finance, Facilities, and IT, this position will play a pivotal role in managing critical functions within the organization. Your primary responsibility involves direct management of the Finance Department, Facilities Operations, and Information and Technology (IT). Additionally, this position will be responsible for overseeing the Manager of Training Operations. 
 
 In this key position, the incumbent's accountability spans a wide range of financial activities, including financial planning, budgeting, monitoring, analysis, reporting, and advisory functions. This extends to supporting Centre management, the Board of Directors, and auditors, ensuring strict compliance with polices, procedure, guidelines, and directives.
 
 Working closely with the CEO, this position will help to prioritize and drive projects that align with annual objectives. This includes a focus on delivering superior customer service and ensuring adherence to all accounting policies and regulations. 
 
 Furthermore, this role extends to managing the Training Operations Manager and providing leadership across three departments at the Centre. This involves maintaining accountability for departmental budgets and objectives, ensuring all operations and activities comply with Centre policies and provincial legislation and directives. This position will also be instrumental in ensuring the on-time delivery of relevant initiatives and departmental projects, contributing significantly to the overall success and compliance of the organization.
 
 Key Responsibilities
 Under the direction and leadership of the CEO, the Director of F&O will:
 
 1. Financial Reporting and Planning
 This position will be responsible for preparing, analyzing, and reviewing financial statements, quarterly and annual budgets and reports. The incumbent will support external auditors by preparing and providing all reports and schedules. Oversees accounts payable and receivable and is responsible for general ledger, reconciliations, and account monitoring to ensure integrity of accounting functions. Reviews payroll processing and coordinates year-end T4 preparation including various reconciliations (e.g. WSIB, EHT, EI). 
 
 2. Training Operations, IT, and Administration:
 This position oversees the training operations, IT, and administrative functions for the Centre. Training Operations includes oversight of the Manager of Training Operations, who is responsible for all logistical and operational aspects of training. IT includes oversight of the Centre's IT Specialist and any contracted IT supports. Administration includes oversight of shipping, receiving, mail, office supplies, front desk customer service, public tours and room occupancy agreements.
 
 3. Facility Management:
 Coordinates and provides recommendations for facility operations, equipment leases and facility rental agreements and billings. Manages the maintenance and operation of the Centre's fleet of vehicles. Communicates with the building owner and property maintenance providers to coordinate lease payments, work orders and building and property projects. As necessary, communicates with building services management and personnel and outside vendors regarding Centre business. 
 
 4. Treasury Functions:
 Supports and coordinates treasury functions including review and approval of HST adjustments, corporate travel credit card and purchase card systems, GIC investments and administrates the Centre's online banking functions.
 5. Management Team
 Take a strong leadership role within the Centre's management team by leading some Lean continuous improvement projects and direct management oversight of at least three departments. Develops and monitors the relevant annual departmental budgets. Prepares all required reports and presents to the Board of Directors and CEO as required.
 
 6. People Management
 Provide leadership to direct reports including an underlying departmental manager to ensure a highly effective, dynamic, safe and respectful workplace. Coach and mentor staff to build good leadership capacity and develop high-performance teams. Contribute to governance excellence by maintaining good working relationships with the board. Additional duties may be assigned at the discretion of the position Manager.
 Additional duties may be assigned at the discretion of the Chief Executive Office.
 Knowledge, Education and Training
 This position requires a minimum university degree in a specialized field such as accounting, business or related field and a CPA, CA, CMA or CGA designation. Advanced knowledge of Microsoft Office applications and the ability to develop high-level reports and spreadsheets within these applications. Strong working knowledge of Microsoft Teams. Requires a valid class G driver's license and a good driving record.
 Extensive experience with financial reporting software systems, in particular QuickBooks. Proficiency in French (written and oral) would be an asset.
 
 Solid experience using Microsoft Office products including Word, Excel, Outlook, Power Point, and Teams. Knowledge of QuickBooks and PowerBI would also be an asset. Some travel may be required (10-15%). 
 
 Experience
 A minimum of seven years experience in an accounting and financial management role, with at least five in management and/or management consulting capacity. Knowledge and experience in finance, accounting, project management, and operations is required. The incumbent requires strong managerial, organizational, communication, and planning skills to research, plan, and execute key strategic initiatives: 
 - Leadership: Demonstrated ability as a collaborative leader. Demonstration of team leadership through progressive experience in a range of management functions. 
 - Strategic Orientation & Tactical Capacity: A track record as an innovative, lateral and strategic systems thinker with an ability to communicate future vision and inspire others in a collaborative fashion towards common goals and successful outcomes.
 - Business and Financial Management: Solid business management skills; expertise with accounting principals, business case writing, project planning, and project execution. Strong attention to detail is required as the incumbent is required to analyze, interpret, and process multiple sources of financial information.
 - Innovation: Proven ability to identify continuous improvement projects (e.g. Lean) that improve overall organizational financial performance while building on the Centre's reputation and workplace environment.
 - Communication and Interpersonal Skills: Proven ability to sustain a professional demeanor in all aspects of the role, even when working under the pressure of simultaneously balancing a variety of activities and complex demands. Effective communication and relationship-building skills with an ability to deliver information (business cases, reports, correspondence, presentations) professionally and effectively to interest holders and staff. 
 
 An equivalent combination of education and experience may be considered. 
 
 Decision-making
 The incumbent will make recommendations to the CEO for annual business plan metrics and goals. The incumbent will participate, with the CEO, in strategic planning workshops, including the cascading down of goals into short term projects in support of the annual business plan. 
 Decisions within this position affect major Centre functions (budget, banking, facility operations). Objectives will be defined, and frequent operating decisions must be made as the situation can change on a regular basis. This position will prepare and analyze data to be presented, along with recommendations, to the CEO, management, and Board (e.g. investments, training revenue margins). This position will also analyze data prepared by others (e.g. payroll registers, auditor reports) which will affect required decisions and actions.
 
 Ingenuity and Creativity
 Ingenuity and creativity are applied in originating new or improved programs. Will lead efforts to refine established programs and services and assist with the development of new processes and procedures (e.g., new ways of working at the Centre expands outside Ontario). Identify, present, and develop new opportunities to advance Centre objectives, business models, funding avenues, partnerships and other opportunities in conjunction with internal and external interests.
 Impact of Action
 This position is responsible for decisions that could result in legal action and significant medium- to long-term effects on the Centre's reputation and operations as the incumbent, and their departments, is responsible for sensitive customer (e.g., customer profiles) and employee data (e.g., payroll and pensions). Errors in judgment or data handling could result in legal action against the Centre. The incumbent will work with a high degree of independence and, when limits of authority are exceeded, this position would consult with the CEO in advance. This position is also responsible for preventing operational inefficiencies (e.g. providing clear operational direction to training operations) and preventing any reduction in quality of customer service or Centre reputation. Must ensure professionalism and organization is maintained within the departments to meet financial, operational, and Centre objectives.
 
 Financial Responsibility
 This position develops, monitors and is directly accountable for the Finance and Administration Department budget, the Training Operations budget, and the IT Budget, adjusting actions according to limits. Has signing authority and spending ability within set limits and following all accounting and procurement procedures and policies. This position also develops budgets, financial controls and financial management strategies involving all departments within the Centre to ensure financial stability. Provides advice and guidance and ensures compliance with government directives. This position may invest funds of the Centre under direction of the CEO.
 
 Responsibility for Leadership 
 This position has functional control of the Finance & Administration and IT departments and oversees work and budget priorities for Training Operations. This includes assigning tasks, monitoring and ensuring workflow is maintained. This position is also responsible for overseeing and investigating process efficiencies in these functional areas. This position completes performance reviews of department staff, providing functional advice on a regular basis. This position regularly provides guidance to the CEO, management, and staff by interpreting financial data.
 
 This position is a member of the Centre's management team, attends management meetings and collaborates with Centre management on development of Centre-wide policies and procedures. This position reports directly to the CEO.
 
 Responsibility for Customer Relationships
 This position is mostly internally focused but will be responsible for any escalations of customer issues from the Training Operations Department. Will collaborate with the CEO and management team to foster expanded relationships with various interest holders as required. Acts as the expert in Finance and will address any internal finance questions directly with staff, the Board, and Auditors.
 
 Communication 
 This position will be responsible for communications with external auditors, Centre managers and staff across the Centre, most often at the senior level. The purpose of contact would be to give, obtain, exchange, or discuss finance and operations information or decisions. Well-developed communication skills, tact and discretion are required for considerable explanation, clarification and interpretation of data in the exchange of sensitive and highly complex information.
 Mental Effort 
 Considerable concentration is required for monthly, quarterly, and annual reporting. Often there is choice of action (e.g. choice of movement or switching tasks). Errors in judgement, decisions or actions could have a significant effect on the entire Centre. Errors could result in substantial financial costs and would require intervention at the CEO level to deal with repercussions, which could include loss of customers or public trust, loss of Board trust, and/or substantial financial loss. 
 
 Physical Effort, Disruption and Working Conditions
 The position requires constant periods of sitting to perform desk-based computer tasks. The position regularly requires reading, writing and/or analyzing of data, reports, etc. 
 
 The position works primarily in standard office conditions with occasional exposure to one or two disagreeable elements, such as the stressors involved when working in emotionally charged situations requiring resolution. The position has a requirement to provide high quality work within set deadlines. Minimal disruption to lifestyle due to travel and work outside of normal working hours and on-call nature of managing facilities (e.g. after hours building issues).
 
 Responsibility for Confidential Information
 This position consistently works with confidential information. Sound judgement is required, particularly when dealing with difficult and sensitive issues These include but are not limited to handling confidential management information on government, fiscal, operational or IT matters. 
 All employees are required, under the Oath or Affirmation of Office, to not disclose or give to any person any information or document that comes to their knowledge or possession in the course of employment.
 The Walkerton Clean Water Centre values diversity. We are proud to be an equal opportunity employer and welcome applicants from diverse backgrounds. If a job applicant requires an accommodation during the application or selection process, we will work with the applicant to meet the accommodation needs.
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 Objectif du poste  titre de directrice ou de directeur des finances, des installations et des TI, la personne retenue jouera un rôle central dans la gestion des fonctions essentielles au sein de l'organisation. Votre principale responsabilité comprend la gestion directe du service des finances, des opérations des installations et des technologies de l'information (TI). De plus, le titulaire de ce poste sera chargé de superviser le chef des opérations de formation.   Dans ce poste clé, la responsabilisation du titulaire couvre un large éventail d'activités financières, y compris la planification financière, la budgétisation, la surveillance, l'analyse, la production de rapports et les fonctions consultatives. Cela s'étend au soutien de la direction du Centre, du conseil d'administration et des vérificateurs, en veillant au strict respect des politiques, des procédures, des lignes directrices et des directives.  En travaillant en étroite collaboration avec le directeur général, le titulaire de ce poste aidera prioriser et diriger les projets qui s'alignent sur les objectifs annuels. Cela comprend l'accent mis sur la prestation d'un service la clientèle de qualité supérieure et sur le respect de la totalité des conventions des règlements comptables.   De plus, ce rôle s'étend la gestion du chef des opérations de formation et la prestation de leadership dans trois services du Centre. Cela comprend le maintien de la responsabilisation l'égard des budgets et des objectifs des services, en veillant ce que toutes les opérations et activités soient conformes aux politiques du Centre et aux lois et directives provinciales. Le titulaire de ce poste jouera également un rôle essentiel pour assurer la livraison temps des initiatives et des projets du service pertinents, apportant ainsi une contribution importante au succès global et la conformité de l'organisation.  Principales responsabilités : Sous la direction et le leadership du directeur général, la directrice ou le directeur des finances et des opérations assumera les responsabilités suivantes :  1. Rapports financiers et planification Le titulaire de ce poste sera responsable de la préparation, de l'analyse et de l'examen des états financiers, des budgets trimestriels et annuels et des rapports. Le titulaire appuiera les vérificateurs externes en préparant et en fournissant tous les rapports et les tableaux. Supervise les comptes créditeurs et débiteurs et est responsable du grand livre général, des rapprochements et de la surveillance des comptes pour assurer l'intégrité des fonctions comptables. Examine le traitement de la paie et coordonne la préparation des T4 de fin d'année, y compris divers rapprochements (p. ex., WSIB, ISE, AE).   2. Opérations de formation, TI et administration : Le titulaire de ce poste supervise les opérations de formation, les TI et les fonctions administratives du Centre. Les opérations de formation comprennent la supervision du chef des opérations de formation, qui est responsable de tous les aspects logistiques et opérationnels de la formation. Les TI comprennent la surveillance du spécialiste des TI du Centre et de tout soutien contractuel aux TI. L'administration comprend la surveillance de l'expédition, de la réception, du courrier, des fournitures de bureau, du service la clientèle la réception, des visites par le public et des conventions d'occupation des salles.  3. Gestion des installations : Coordonne et fournit des recommandations pour l'exploitation des installations, les baux d'équipement et les contrats de location d'installations et la facturation. Gère l'entretien et l'exploitation du parc de véhicules du Centre. Communique avec le propriétaire de l'immeuble et les fournisseurs d'entretien de la propriété pour coordonner les paiements de loyer, les bons de travail et les projets de construction et relatifs la propriété. Au besoin, communique avec la direction et le personnel du service d'entretien des immeubles ainsi qu'avec les fournisseurs externes au sujet des activités du Centre.   4. Fonctions de trésorerie : Appuie et coordonne les fonctions de trésorerie, y compris l'examen et l'approbation des rajustements de la TVH, les systèmes de cartes de crédit de voyage et de cartes d'achat d'entreprise ainsi que les investissements dans des CPG, et administre les fonctions bancaires en ligne du Centre. 5. ‰quipe de direction Assume un rôle de leadership important au sein de l'équipe de direction du Centre en dirigeant certains projets d'amélioration continue Lean et en assurant la supervision directe de la gestion d'au moins trois services. ‰labore et surveille les budgets annuels des services pertinents. Prépare tous les rapports requis et les présente au conseil d'administration et au premier dirigeant, le cas échéant.  6. Gestion des ressources humaines Fait preuve de leadership aux subordonnés directs, y compris un chef de service sous-jacent afin d'assurer un milieu de travail très efficace, dynamique, sécuritaire et respectueux. Encadre le personnel afin de renforcer une bonne capacité de leadership et de former des équipes ayant un niveau de rendement élevé. Contribue l'excellence en matière de gouvernance en maintenant de bonnes relations de travail avec le conseil d'administration. Des tches supplémentaires peuvent être attribuées la discrétion du gestionnaire du poste. Des tches supplémentaires peuvent être attribuées la discrétion du directeur général.  Connaissances, éducation et formation Le titulaire de ce poste exige au moins un diplôme universitaire dans un domaine spécialisé comme la comptabilité, les affaires ou un domaine connexe et un titre de CPA, de CA, de CMA ou de CGA. Connaissance avancée des applications Microsoft Office et capacité de développer des rapports et des feuilles de calcul de haut niveau dans ces applications. Solide connaissance pratique de Microsoft Teams. Doit avoir un permis de conduire valide de classe G et un bon dossier de conduite.  Vaste expérience des logiciels de rapports financiers, en particulier QuickBooks. La maîtrise du français (écrit et oral) serait un atout.  Solide expérience de l'utilisation des produits Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams. La connaissance de QuickBooks et de PowerBI serait également un atout. Certains déplacements peuvent être nécessaires (10-15 %).   Expérience Un minimum de sept ans d'expérience dans un rôle de comptabilité et de gestion financière, avec au moins cinq ans en qualité de gestionnaire ou d'expert-conseil auprès de la direction. Des connaissances et de l'expérience en finances, en comptabilité, en gestion de projet et en opérations sont requises. Le titulaire a besoin de solides compétences en gestion, en organisation, en communication et en planification pour rechercher, planifier et exécuter des initiatives stratégiques clés :  - Leadership : Capacité démontrée en tant que leader collaboratif. Démonstration de leadership d'équipe grce une expérience progressive dans une gamme de fonctions de gestion.  - Orientation stratégique et capacité tactique : Une expérience en tant que penseur innovant, latéral et de systèmes stratégiques avec une capacité communiquer la vision de l'avenir et inspirer les autres de manière collaborative vers des objectifs communs et des résultats positifs. - Gestion des affaires et des finances : Solides compétences en gestion d'entreprise; expertise avec les directeurs comptables, la rédaction d'analyses de rentabilisation, la planification de projets et l'exécution de projets. Une grande attention aux détails est requise, car le titulaire est tenu d'analyser, d'interpréter et de traiter de multiples sources d'information financière. - Innovation : Capacité éprouvée de cerner les projets d'amélioration continue (p. ex., Lean) qui améliorent le rendement financier global de l'organisation tout en s'appuyant sur la réputation et l'environnement de travail du Centre. - Compétences en communication et en relations interpersonnelles : Capacité éprouvée maintenir un comportement professionnel dans tous les aspects du rôle, même lorsque vous travaillez sous la pression d'équilibrer simultanément une variété d'activités et d'exigences complexes. Compétences efficaces en communication et en établissement de relations avec la capacité de fournir de l'information (analyse de rentabilisation, rapports, correspondance, présentations) de manière professionnelle et efficace aux parties intéressées et au personnel.   Une combinaison équivalente de scolarité et d'expérience pourra être prise en considération.   Prise de décisions Le titulaire fera des recommandations au directeur général en ce qui concerne les mesures et les objectifs annuels du plan d'activités. Le titulaire participera, avec le directeur général, des ateliers de planification stratégique, y compris la descente en cascade des objectifs en projets court terme l'appui du plan d'activités annuel.  Les décisions prises par le titulaire de ce poste ont une incidence sur les principales fonctions du Centre (budget, opérations bancaires, exploitation des installations). Des objectifs seront définis et des décisions d'exploitation fréquentes devront être prises, car la situation peut changer régulièrement. Le titulaire de ce poste préparera et analysera les données qui seront présentées, ainsi que les recommandations, au directeur général, la direction et au conseil d'administration (p. ex., investissements, marges de revenus de formation). Le titulaire de ce poste analysera également les données préparées par d'autres (p. ex., registres de paie, rapports de vérificateurs) qui auront une incidence sur les décisions et les mesures requises.  Ingéniosité et créativité L'ingéniosité et la créativité sont appliquées dans la création de nouveaux programmes ou de programmes améliorés. Dirigera les efforts visant peaufiner les programmes et les services établis et aidera l'élaboration de nouveaux processus et de nouvelles procédures (p. ex., de nouvelles façons de travailler au Centre s'étendent l'extérieur de l'Ontario). Cerne, présente et développe de nouvelles possibilités de faire progresser les objectifs, les modèles d'affaires, les possibilités de financement, les partenariats et d'autres occasions du Centre en conjonction avec des intérêts internes et externes. Impact des mesures Le titulaire de ce poste est responsable des décisions qui pourraient donner lieu des poursuites judiciaires et des effets importants moyen et long terme sur la réputation et les activités du Centre, car le titulaire et ses services sont responsables des données sensibles sur les clients (p. ex., les profils des clients) et des employés (p. ex., la paie et les pensions). Des erreurs de jugement ou de traitement des données pourraient entraîner des poursuites judiciaires contre le Centre. Le titulaire travaillera avec un degré élevé d'indépendance et, lorsque les limites de ses pouvoirs sont dépassées, il consultera le directeur général l'avance. Le titulaire de ce poste est également chargé de prévenir les inefficacités opérationnelles (p. ex., fournir une orientation opérationnelle claire aux opérations de formation) et de prévenir toute réduction de la qualité du service la clientèle ou de la réputation du Centre. Doit veiller ce que le professionnalisme et l'organisation soient maintenus au sein des services afin d'atteindre les objectifs financiers, opérationnels et du Centre.  Responsabilité financière Le titulaire de ce poste développe, surveille et est directement responsable du budget du service des finances et de l'administration, du budget des opérations de formation et du budget des TI, en ajustant les mesures prises en fonction des limites. Il dispose d'un pouvoir de signature et d'une capacité de dépense dans les limites établies et dans le respect de toutes les procédures et politiques en matière de comptabilité et d'approvisionnement. Le titulaire de ce poste élabore également des budgets, des contrôles financiers et des stratégies de gestion financière auxquels participent tous les services du Centre afin d'assurer la stabilité financière. Fournit des conseils et une orientation et assure la conformité aux directives gouvernementales. Le titulaire de ce poste peut investir les fonds du Centre sous la direction du directeur général.  Responsabilité en matière de leadership  Le titulaire de ce poste exerce un contrôle fonctionnel sur les services des finances et de l'administration et des TI et supervise les priorités de travail et de budget pour les opérations de formation. Cela inclut l'attribution de tches, la surveillance et l'assurance que le flux de travail est maintenu. Le titulaire de ce poste est également chargé de superviser et d'étudier l'efficacité des processus dans ces domaines fonctionnels. Le titulaire du poste réalise les évaluations du rendement du personnel du service et fournit régulièrement des conseils fonctionnels. Le titulaire de ce poste fournit régulièrement des conseils au directeur général, la direction et au personnel en interprétant les données financières.  Le titulaire de ce poste est membre de l'équipe de gestion du Centre, assiste aux réunions de gestion et collabore avec la direction du Centre l'élaboration de politiques et de procédures l'échelle du Centre. Le poste relève directement du directeur général.  Responsabilité des relations avec les clients Le titulaire de ce poste est principalement axé sur l'interne, mais sera responsable de tout renvoi au niveau supérieur des problèmes des clients du service des opérations de formation. Collaborera avec le directeur général et l'équipe de direction afin de favoriser l'élargissement des relations avec divers détenteurs d'intérêts, au besoin. Agit en tant qu'expert en finances et abordera toute question financière interne directement avec le personnel, le conseil d'administration et les vérificateurs.  Communications  Le titulaire de ce poste sera responsable des communications avec les vérificateurs externes, les gestionnaires du Centre et le personnel de l'ensemble du Centre, le plus souvent au niveau supérieur. Le but du contact serait de donner, d'obtenir, d'échanger ou de discuter de l'information ou des décisions sur les finances et les opérations. Des compétences bien développées en communication, du tact et de la discrétion sont nécessaires pour fournir une explication, une clarification et une interprétation considérables des données lors de l'échange d'informations sensibles et très complexes.  Effort mental  Une grande concentration est requise pour les rapports mensuels, trimestriels et annuels. Un choix d'action est souvent nécessaire (p. ex., choix de mouvement ou changement de tche). Des erreurs de jugement, de décision ou d'action pourraient avoir un effet important sur l'ensemble du Centre. Les erreurs pourraient entraîner des coûts financiers importants et nécessiteraient une intervention au niveau du directeur général pour faire face aux répercussions, qui pourraient inclure la perte de clients ou de confiance du public, la perte de confiance du conseil d'administration ou une perte financière substantielle.   Effort physique, perturbation et conditions de travail Le poste nécessite des périodes constantes en position assise pour effectuer des tches informatiques au bureau. Le poste exige régulièrement la lecture, la rédaction ou l'analyse de données, de rapports, etc.   Le poste fonctionne principalement dans des conditions de bureau standard avec une exposition occasionnelle un ou deux éléments désagréables, tels que les facteurs de stress associés au travail dans des situations chargées d'émotion qui doivent être résolues. Le titulaire du poste est tenu de fournir un travail de haute qualité dans les délais fixés. Perturbation minimale du mode de vie en raison des déplacements et du travail en dehors des heures normales de travail et de la nature sur appel de la gestion des installations (p. ex., problèmes de construction après les heures normales de travail).  Responsabilité l'égard des renseignements confidentiels Le titulaire de ce poste travaille systématiquement avec des renseignements confidentiels. Un bon jugement est requis, en particulier lorsqu'il s'agit de questions difficiles et délicates. Celles-ci comprennent, sans toutefois s'y limiter, le traitement de l'information de gestion confidentielle sur des questions gouvernementales, financières, opérationnelles ou de TI.  Tous les employés sont tenus, en vertu du serment professionnel ou de l'affirmation solennelle, de ne pas divulguer ou donner quiconque des renseignements ou des documents dont ils ont eu connaissance ou qu'ils ont en leur possession dans le cadre de leur travail. Le Centre de Walkerton pour l'assainissement de l'eau valorise la diversité. Nous sommes fiers d'être un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès l'emploi et accueillons des candidats de divers horizons. Si un candidat un emploi a besoin d'une mesure d'adaptation pendant le processus de candidature ou de sélection, nous travaillerons avec le candidat pour répondre ses besoins en matière d'adaptation.